Archivo histórico de Tinajo

El Archivo Municipal desarrolla sus funciones integrado dentro del organigrama administrativo del Ayuntamiento de Tinajo y desempeñando dos funciones claramente diferenciadas, una administrativa y otra de carácter cultural. Es el encargado de proteger, conservar y servir el Patrimonio Documental Municipal de carácter administrativo e histórico, ofreciendo sus servicios tanto al personal del Ayuntamiento de Tinajo como a los ciudadanos en general.
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Para regular esta doble vertiente se estableció el uso de una reglamentación que normalizara todo el flujo documental, desde la transferencia al Archivo Municipal, hasta su servicio. Protegiendo el Patrimonio Documental Municipal, evitando el deterioro, la fragmentación y el expolio. Con éste se podrá racionalizar, garantizar y agilizar el mejor funcionamiento desde el punto de vista de la función administrativa municipal, tratando de acabar con la desorganización, abusos y arbitrariedad que la dinámica diaria produce. Corresponde por tanto a estas normas definir las atribuciones y funciones, derechos y deberes del Archivo Municipal.

Con esta primera medida, se empezó a trabajar sobre el fondo existente en los antiguos depósitos del Ayuntamiento, comenzando por el traslado de forma paulatina de algunas series documentales para el tratamiento mecánico, que consiste en la limpieza y eliminación de polvo por medio de una brocha de cerdas blandas y la eliminación de manchas no grasas por medio de ralladura de goma sobre el documento para por abrasión eliminar los restos de estas, procediendo posteriormente al trabajo de clasificación y descripción según las normas de la archivística.

El segundo paso se encaminó al cambio de las unidades de instalación (cajas) que por su deterioro aconsejaba hacerlo, mientras se protegían los libros y expedientes con unas carpetillas de cartulina libre de ácidos para la conservación de la documentación, pues hasta el momento la documentación histórica como los libros de Actas de Plenos y otras se habían instalado sin la protección de dichas carpetillas ayudando con ello al deterioro por manipulación.

Otro problema con que nos encontramos fue que había documentación que estaba siendo atacada por insectos bibliófagos debido a la falta de iluminación y a que en tiempo atrás se condenó las ventanas no permitiendo la aireación natural de las instalaciones, aumentando considerablemente la humedad, estos dos factores son el caldo de cultivo ideal para la proliferación de dichos insectos.

Una vez resueltos estos problemas los siguientes pasos se encaminaron a elaborar un cuadro de clasificación donde tuvieran cabida todas y cada unas de las tipologías documentales que genera el Ayuntamiento, además, con ello nos permitiría la elaboración de un primer inventario, que junto con las nuevas fichas y la creación de una base de datos nos facilitaría, en gran medida, la localización topográfica de los documentos dentro del fondo municipal, pues hasta ahora solo existía unas fichas que contenían solamente el nombre del documento y año, pero en algunos casos sólo con la descripción de «Varios» o «Documentación».

Otros de los importantes pasos que se están dando hacen referencia a la creación de un banco de imágenes donde se recogen las costumbres y tradiciones del Municipio de Tinajo. Hasta el momento se han conseguido reunir una colección de fotográfica de más de 200 fotografías de diferentes donantes, todos ellos vecinos de éste municipio, y también de otros archivos, que posteriormente fueron digitalizadas a alta resolución por medios propios en las instalaciones del Archivo Municipal.

También tenemos en marcha una serie de proyectos encaminados a la difusión del Fondo Histórico del Archivo:

  • Elaboración de publicaciones
  • Digitalización de parte del fondo histórico para su publicación en la página Web del Ayuntamiento.
  • Creación de una biblioteca auxiliar basada en temas canarios, archivística y historia de las administraciones, para la consulta e investigación.
  • Recuperación de Documentos.

DEFINICIÓN

  • El Archivo Municipal de Tinajo es un servicio público de carácter administrativo, donde se encuentra el fondo documental, de cualquier época o soporte, producido, recibido o reunido por el Ayuntamiento de Tinajo en el ejercicio de sus funciones, o procedente de personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, desde su creación hasta la actualidad. Recoge y conserva por lo tanto todos aquellos documentos de carácter administrativo e histórico que forman parte del Patrimonio Documental Municipal, siendo a su vez el encargado de la gestión, tratamiento y divulgación de dicha documentación y de ponerla al servicio de la gestión administrativa, la información y la investigación histórica, científica y cultural.
  • El Archivo Municipal es también un bien de dominio público en función de lo establecido en la normativa vigente sobre bienes de las corporaciones locales, ya que custodia y conserva el Patrimonio Documental Municipal. Es por lo tanto a efectos de titularidad y gestión propiedad del Ayuntamiento de Tinajo, y se integra dentro del Servicio de Secretaría General, a quien corresponde su dirección y custodia.
  • Entendemos también por Archivo Municipal las instalaciones adecuadas donde se reúnen, conservan, organizan y difunden los documentos que forman el Patrimonio Documental Municipal. Siendo sus únicas funciones las que le son propias y específicas, prohibiéndose el acceso a toda persona ajena al servicio para desarrollar actividades no contempladas en este Reglamento.

PATRIMONIO DOCUMENTAL

  • Debemos entender como documento a efectos de este Reglamento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos y con exclusión de ejemplares no originales de ediciones que sean testimonio de la actividad municipal.
  • El Patrimonio Documental Municipal está constituido por todos los documentos generados, recibidos o reunidos en cualquier época por:
    • La Alcaldía, los Tenientes de Alcalde, concejales y concejalas y los distintos órganos, servicios y dependencias municipales. No pudiendo ser considerados en ningún caso como propiedad privada, debiendo ser depositados en el departamento correspondiente o transferidos al Archivo Municipal una vez concluido el ejercicio de sus funciones.
    • Las personas físicas al servicio del Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones políticas o administrativas.
    • Las personas jurídicas de cuyo capital social sea titular único o participe mayoritariamente el Ayuntamiento.
    • Las personas físicas o jurídicas gestoras de servicios municipales en todo lo que se relacione con la gestión de dichos servicios.
    • Todos los fondos documentales que no siendo estrictamente municipales por sus orígenes, lo sean por legado, adquisición, donación, cesión, depósito, expropiación o por cualquier otra causa.

ACCESO A LOS DOCUMENTOS

El Ayuntamiento de Tinajo y el Archivo Municipal deberán garantizar el acceso a los ciudadanos al Patrimonio Documental Municipal, sin perjuicio de las restricciones que se puedan establecer por ley.

  • Debemos entender el acceso como el derecho de todos los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental Municipal de acuerdo con la normativa vigente unida a la accesibilidad o posibilidad de consulta de los documentos de archivo, su control archivístico y su estado de conservación.
  • Los documentos pertenecientes al Archivo Municipal se clasificarán en documentos de libre acceso y documentos de acceso restringido.
    • Son de libre acceso todos los documentos que se encuentren en el Archivo Municipal cualquiera que sea su forma de expresión y soporte siempre que no contengan datos que puedan afectar a la Seguridad del Estado, las averiguaciones de los delitos y a la intimidad de las personas.
    • Son de acceso restringido:
      • La documentación que afecte a la seguridad, honor e intimidad de las personas, pudiendo ser consultada únicamente por los titulares, las oficinas, funcionarios o miembros de la Corporación que, bien hubieren intervenido en su tramitación, bien se encuentren dentro de sus competencias. Pasando a ser de libre acceso una vez transcurridos treinta años desde el fallecimiento de dichas personas o en su defecto de cien años contados a partir de la fecha inicial de los documentos o en los términos establecidos en la legislación estatal y autonómica sobre Patrimonio Documental, régimen jurídico de las Administraciones Públicas, propiedad intelectual, protección de datos informáticos u otras aplicables.
      • Los documentos de carácter nominativo que no contengan otros datos que afecten a la intimidad de las personas, pudiendo ser consultados por el titular, por las oficinas, por los funcionarios y miembros de la Corporación dentro del ejercicio de sus competencias, además de por terceros que acrediten un interés legítimo y directo.
      • La documentación que aún no estando sujeta en su tramitación a Derecho Administrativo se encuentre en el Archivo Municipal. Pudiendo ser consultada por las oficinas, funcionarios o miembros de la Corporación dentro del ejercicio de sus competencias.
      • El ejercicio del derecho de acceso podrá ser denegado cuando prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una Ley, debiendo, en estos casos, la Alcaldía-Presidencia o quien, por su delegación, ejerza competencias en la materia dictar resolución motivada, debiendo ir precedida de los informes del Archivero Municipal y del Secretario General, que justificarán en los mismos las razones existentes para su denegación.
      • El derecho de acceso será ejercido por los particulares de forma que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos debiéndose, a tal fin, formular petición individualizada de los documentos que se desee consultar.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

  • Las consultas que se pueden realizar en el Archivo Municipal son de dos tipos: internas y externas. Las consultas internas serán las realizadas por el personal de las oficinas productoras y los miembros de las Corporación (usuarios internos), en sus dos modalidades: sala y préstamo. Las externas por los ciudadanos en general (usuarios externos), únicamente en la modalidad de consulta en sala. Podrán realizarse consultas por otras administraciones atendiendo a la legislación sobre régimen jurídico y procedimiento administrativo de las administraciones públicas.
  • Las consultas y préstamos internos se realizarán en el horario de trabajo. Las consultas externas se realizarán dentro del horario de atención al público establecido para las todas las oficinas municipales y en las salas destinadas al efecto. Fuera del horario de apertura no se podrá acceder, permanecer o utilizar sus servicios.
  • Los usuarios podrán utilizar todas las dependencias públicas: vestíbulos, pasillos y sala de consultas, quedando prohibido totalmente el acceso de cualquier persona ajena al Archivo a los depósitos y fondos documentales, sin autorización o compañía del Archivero Municipal, salvo casos de extrema necesidad y urgencia justificadas.
  • Los usuarios del Archivo no podrán acceder por su cuenta a la documentación independientemente de la dependencia del Archivo en que se encuentre.
  • Los documentos se servirán por riguroso orden de pedido, salvo en casos de urgencia.
  • La información de los documentos será extraída por el peticionario, nunca por personal del Archivo.
  • En el caso de documentos reproducidos por cualquier sistema, la consulta se realizará preferentemente sobre dichos sistemas.
  • Todos los préstamos y las consultas deberán quedar reflejados en el Registro de Préstamos y consultas gestionado por el Archivo Municipal.
  • El Archivo Municipal deberá proporcionar a los usuarios externos la documentación que esté debidamente clasificada, ordenada y descrita, así como los instrumentos de descripción necesarios para su conocimiento y consulta.
  • Si los solicitantes de documentación de acceso restringido son investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante podrán acceder a la documentación con autorización expresa de su titular o comprometiéndose por escrito a garantizar debidamente la intimidad de las personas. En este caso los investigadores están obligados a facilitar su inclusión en el registro general de investigadores.
  • La consulta externa de documentos de acceso restringido debe solicitarse mediante instancia presentada en el Registro General, acompañada de los documentos acreditativos que justifiquen ser titulares o tengan un interés legítimo y directo en la consulta. Incluidos los afectados por el punto 4 de este artículo.
  • Las consultas de documentos de carácter histórico deberán realizarse en las salas habilitadas al efecto y en presencia del personal de Archivo, previa solicitud normalizada dispuesta al efecto en el Archivo, en las que se cumplimentarán los datos personales del solicitante, descripción de la documentación y fecha de la solicitud.
  • Además de las consultas in situ de documentación de carácter histórico se podrán realizar otras por vía telefónica, fax y correo electrónico u ordinario. En este caso las solicitudes deberán ser sobre datos bien descritos y concretos. La búsqueda y envío de la información corresponderá, únicamente en este caso, al Archivero Municipal.
  • Quedan excluidos de todo préstamo y consultas los fondos documentales que no hayan ingresado al Archivo Municipal por el sistema de transferencia o que encontrándose en el Archivo Municipal no hayan sido identificados, clasificados, ordenados, descritos y depositados, o que su estado de conservación lo aconseje.
  • Como norma general queda prohibida, a excepción de los préstamos a las oficinas administrativas, la salida de toda documentación de las dependencias del Archivo Municipal. Excepto en casos tales como reproducción y restauración de documentos que no se puedan realizar en el propio Archivo, préstamos para exposiciones y otras actividades culturales o por orden judicial. En estos casos la salida de documentos se hará con autorización expresa y por escrito del Ayuntamiento, previo informe favorable del Archivero Municipal y el Secretario de la Corporación, su carácter será temporal por un plazo establecido y convenido por el Ayuntamiento, con las garantías de seguridad y conservación necesarias así como el reintegro de los mismos.

REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

  • Cualquier persona física o jurídica podrá obtener reproducciones de los documentos del Archivo Municipal, excepto los documentos de acceso restringido, por sus características internas y externas o a voluntad del depositante en caso de depósito. Entendiendo por reproducción de documentos al conjunto de procedimientos de copia o microcopia realizados mediante cualquier tecnología, no sólo la fotostática, y en cualquier soporte.
  • Es competencia del Archivo Municipal la reproducción de documentos con fines divulgativos y facilitar, previa petición de los usuarios, reproducciones por el medio disponible y más adecuado, de aquellos documentos cuyo servicio no esté restringido o limitado por disposiciones vigentes. Pudiendo el Archivero Municipal denegar dichas solicitudes por motivos de conservación. En tal caso el Archivo podrá ofrecer la reproducción del documento por otro medio más conveniente.
  • Los peticionarios no podrán reproducir series completas, velando el Archivo Municipal por que no se creen archivos paralelos.
  • La autorización de reproducciones por cualquier medio no otorga ningún derecho de propiedad intelectual o industrial a quienes obtengan copias. En caso de ediciones en las que se utilicen reproducciones de documentos procedentes del Archivo Municipal éstas deben llevar previamente autorización municipal. La edición deberá reflejar su procedencia y se entregará, una vez publicado, un ejemplar al Archivo Municipal.
  • Queda prohibida la salida de las dependencias del Archivo Municipal de cualquier documento para su reproducción por personas ajenas al Archivo Municipal.

SERVICIOS

  • El Archivo Municipal cuenta con un fondo documental desde 1802 hasta la actualidad el cual puede ser consultado en nuestras dependencias.
  • Acceso a internet, para consultas.
  • Reproducción de Documentos.
  • Acceso a la documentación para la investigación.
  • Fondo fotográfico.
  • Desde mediados de 2006 hasta hoy, se han realizado los siguientes servicios:
    • Transferencias
      • Una transferencia extraordinaria desde el archivo que está ubicado junto al Salón de Plenos con un total de 145 cajas, que corresponden a las series de Obras y Urbanismos, Rentas y Exacciones y Contabilidad siendo sus fechas extremas 1976-2004.
      • Una Transferencia Ordinaria del Registro General de 34 cajas siendo sus fechas extremas 2003-2004.
      • Una Transferencia Ordinaria del negociado de Contabilidad de 25 cajas siendo sus fechas extremas 1996-2000.
      • Una Transferencia Ordinaria de la Secretaría y Oficialía Mayor de 5 cajas siendo sus fechas extremas 1997-2004.
    • Consultas Internas
      • Obras y Urbanismo, 124 consultas 2º Rentas y Exacciones, 1 consulta 3º Padrones y Censos, 10 consultas
    • Préstamos internos
      • Obras y Urbanismos, 6 préstamos
    • Consultas Externas
      • Instituto de Enseñanza Secundaria de Tinajo para Proyecto Cultural haciéndoles entrega de 1 C.D. Room conteniendo 125 fotografías antiguas, siendo sus fechas extremas 1901 – mediados del siglo XX.
      • Canary Island Publications S. L. para la publicación en la revista, Living Lanzarote haciéndoles entrega de 1 C.D. Room conteniendo 11 fotografías contemporáneas del Municipio 
    • Registros de Investigadores
      • 3 Investigadores dos en sala y el tercero a través de correo electrónico correspondiente a las series: Elecciones a Cortes 1907 – 1911, Libros de Actas de Plenos 1845 – 1855, Libros de Actas de Plenos 1802 y 1955, Escuela de Niños y Niñas 1910-1920.
    • Donaciones
      • Donación hecha por Don Agustín Cabrera de 30 Documentos correspondientes a las series: Inventarios de Archivo, Amirallamientos, Refundaciones y Apéndices de Amirallamientos, Repartimientos, Cédulas Personales, Balances de Junta Arenera, Personal, Presupuestos, Inventarios de Secretaría, Certificaciones, Expedientes de Embargos, siendo sus fechas extremas 1903 – 1938.

 

ARCHIVO HISTÓRICO

PLAZA SAN ROQUE, Nº 8. TFNO: 928 840 021 / ext 212 
Lunes a Viernes de 10:00 a 12:00 h
EMAIL: archivo@tinajo.es