Las consultas que se pueden realizar en el Archivo Municipal son de dos tipos: internas y externas. Las consultas internas serán las realizadas por el personal de las oficinas productoras y los miembros de las Corporación (usuarios internos), en sus dos modalidades: sala y préstamo. Las externas por los ciudadanos en general (usuarios externos), únicamente en la modalidad de consulta en sala. Podrán realizarse consultas por otras administraciones atendiendo a la legislación sobre régimen jurídico y procedimiento administrativo de las administraciones públicas.
Las consultas y préstamos internos se realizarán en el horario de trabajo. Las consultas externas se realizarán dentro del horario de atención al público establecido para las todas las oficinas municipales y en las salas destinadas al efecto. Fuera del horario de apertura no se podrá acceder, permanecer o utilizar sus servicios.
Los usuarios podrán utilizar todas las dependencias públicas: vestíbulos, pasillos y sala de consultas, quedando prohibido totalmente el acceso de cualquier persona ajena al Archivo a los depósitos y fondos documentales, sin autorización o compañía del Archivero Municipal, salvo casos de extrema necesidad y urgencia justificadas.
Los usuarios del Archivo no podrán acceder por su cuenta a la documentación independientemente de la dependencia del Archivo en que se encuentre.
Los documentos se servirán por riguroso orden de pedido, salvo en casos de urgencia.
La información de los documentos será extraída por el peticionario, nunca por personal del Archivo.
En el caso de documentos reproducidos por cualquier sistema, la consulta se realizará preferentemente sobre dichos sistemas.
Todos los préstamos y las consultas deberán quedar reflejados en el Registro de Préstamos y consultas gestionado por el Archivo Municipal.
El Archivo Municipal deberá proporcionar a los usuarios externos la documentación que esté debidamente clasificada, ordenada y descrita, así como los instrumentos de descripción necesarios para su conocimiento y consulta.
Si los solicitantes de documentación de acceso restringido son investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante podrán acceder a la documentación con autorización expresa de su titular o comprometiéndose por escrito a garantizar debidamente la intimidad de las personas. En este caso los investigadores están obligados a facilitar su inclusión en el registro general de investigadores.
La consulta externa de documentos de acceso restringido debe solicitarse mediante instancia presentada en el Registro General, acompañada de los documentos acreditativos que justifiquen ser titulares o tengan un interés legítimo y directo en la consulta. Incluidos los afectados por el punto 4 de este artículo.
Las consultas de documentos de carácter histórico deberán realizarse en las salas habilitadas al efecto y en presencia del personal de Archivo, previa solicitud normalizada dispuesta al efecto en el Archivo, en las que se cumplimentarán los datos personales del solicitante, descripción de la documentación y fecha de la solicitud.
Además de las consultas in situ de documentación de carácter histórico se podrán realizar otras por vía telefónica, fax y correo electrónico u ordinario. En este caso las solicitudes deberán ser sobre datos bien descritos y concretos. La búsqueda y envío de la información corresponderá, únicamente en este caso, al Archivero Municipal.
Quedan excluidos de todo préstamo y consultas los fondos documentales que no hayan ingresado al Archivo Municipal por el sistema de transferencia o que encontrándose en el Archivo Municipal no hayan sido identificados, clasificados, ordenados, descritos y depositados, o que su estado de conservación lo aconseje.
Como norma general queda prohibida, a excepción de los préstamos a las oficinas administrativas, la salida de toda documentación de las dependencias del Archivo Municipal. Excepto en casos tales como reproducción y restauración de documentos que no se puedan realizar en el propio Archivo, préstamos para exposiciones y otras actividades culturales o por orden judicial. En estos casos la salida de documentos se hará con autorización expresa y por escrito del Ayuntamiento, previo informe favorable del Archivero Municipal y el Secretario de la Corporación, su carácter será temporal por un plazo establecido y convenido por el Ayuntamiento, con las garantías de seguridad y conservación necesarias así como el reintegro de los mismos.